Por que alugar notebooks para sua empresa? Conheça 5 vantagens operacionais e tributárias

Descubra como a locação de notebooks pode ajudar sua empresa a preservar o caixa, reduzir custos de TI, simplificar a gestão de equipamentos e, em determinadas situações, aproveitar benefícios tributários.

A tecnologia é essencial para a produtividade das empresas. Entretanto, comprar notebooks para todos os colaboradores exige um investimento significativo, além de gerar despesas com manutenção, substituição de equipamentos e atualização tecnológica.

Nesse cenário, a locação de notebooks corporativos surge como uma alternativa estratégica para empresas que desejam modernizar sua infraestrutura de TI sem comprometer grandes volumes de capital.

Com a Nexora Technology, sua empresa pode contar com equipamentos profissionais e soluções de locação alinhadas às necessidades da operação, com condições e serviços definidos de acordo com cada contrato.

1. Benefícios tributários: créditos de PIS e COFINS no Lucro Real

Empresas enquadradas no regime de Lucro Real e sujeitas ao regime não cumulativo de PIS e COFINS podem, em determinadas condições, aproveitar créditos tributários sobre despesas com aluguel de máquinas e equipamentos utilizados em suas atividades empresariais.

A possibilidade depende do enquadramento da despesa, da utilização dos equipamentos, da legislação aplicável e dos demais requisitos fiscais.

Exemplo ilustrativo:

Considere uma empresa com aluguel mensal de notebooks no valor de R$ 20.000,00.

• PIS (1,65%): R$ 330,00

• COFINS (7,60%): R$ 1.520,00

• Total potencial de créditos: R$ 1.850,00 por mês

Nesse exemplo, considerando a possibilidade de aproveitamento integral das alíquotas indicadas, o valor potencial dos créditos corresponderia a 9,25% do aluguel.

É importante destacar que esse cálculo é ilustrativo e não representa um benefício garantido para todas as empresas. A apuração efetiva deve ser validada pelo setor fiscal ou pela contabilidade da contratante.

2. Possível dedução das despesas para IRPJ e CSLL

Outro aspecto relevante para empresas no Lucro Real é a possibilidade de deduzir despesas operacionais na apuração do lucro tributável, desde que atendidos os requisitos legais.

Quando o aluguel dos notebooks é necessário à atividade empresarial, está devidamente documentado e cumpre as condições fiscais aplicáveis, a despesa pode reduzir a base de cálculo do IRPJ e da CSLL.

Por exemplo, uma empresa que paga R$ 10.000,00 mensais pela locação de notebooks registra uma despesa anual de R$ 120.000,00.

Se essa despesa for integralmente dedutível, poderá contribuir para reduzir o lucro tributável da empresa. O efeito financeiro dependerá da situação fiscal, das bases de cálculo e das regras aplicáveis.

Atenção: a locação não gera isenção automática de Imposto de Renda. O benefício, quando aplicável, decorre da dedutibilidade da despesa e deve ser avaliado pela contabilidade.

3. Preservação do caixa e mais capacidade de investimento

Comprar dezenas ou centenas de notebooks pode representar um investimento elevado, especialmente para empresas em expansão.

Ao optar pela locação, a empresa substitui parte do desembolso inicial por pagamentos periódicos previstos em contrato.

O capital que seria destinado à aquisição dos equipamentos pode permanecer disponível para outras prioridades, como:

• Expansão comercial e abertura de novas unidades;

• Compra de estoque e fortalecimento do capital de giro;

• Contratação e treinamento de profissionais;

• Marketing e aquisição de novos clientes;

• Desenvolvimento de projetos estratégicos.

A locação também facilita o planejamento financeiro, pois permite conhecer antecipadamente os valores contratados e organizar o orçamento de TI.

4. Mais flexibilidade para acompanhar a evolução tecnológica

Os equipamentos de informática se desvalorizam e podem deixar de atender às necessidades da empresa ao longo do tempo.

Na compra, a organização precisa planejar a substituição dos notebooks, administrar os equipamentos antigos e decidir como reinvestir em uma nova geração de dispositivos.

Na locação, as possibilidades de renovação, substituição ou ampliação do parque tecnológico podem ser estabelecidas contratualmente.

Isso permite dimensionar a infraestrutura conforme o crescimento da equipe, a abertura de projetos temporários ou a mudança das necessidades operacionais.

A renovação dos equipamentos depende das condições acordadas com o fornecedor, dos prazos e das regras de cada contrato.

5. Redução da complexidade operacional e do custo total de propriedade

O preço de compra de um notebook não representa necessariamente o custo total de mantê-lo em operação.

Ao longo de sua vida útil, a empresa também pode ter despesas com:

• Manutenção corretiva e preventiva;

• Substituição de baterias, SSDs e memórias;

• Configuração e preparação dos equipamentos;

• Logística de entrega, recolhimento e substituição;

• Equipamentos de reserva para situações emergenciais;

• Controle patrimonial e gestão do parque tecnológico;

• Descarte adequado dos equipamentos ao final de sua utilização.

Esses custos fazem parte do chamado TCO (Total Cost of Ownership), ou custo total de propriedade.

Com a locação, determinados serviços podem ser incluídos no contrato, de acordo com o plano escolhido. Isso ajuda a centralizar responsabilidades, melhorar a previsibilidade de despesas e simplificar a administração da infraestrutura de TI.

Antes de contratar, é importante comparar o escopo dos serviços, os níveis de atendimento, as condições de substituição, as franquias e as responsabilidades de cada parte.

Locar ou comprar notebooks: qual opção faz mais sentido?

A melhor escolha depende do planejamento financeiro, do regime tributário, do prazo de utilização e da estrutura de TI de cada empresa.

A compra pode ser adequada quando:

• A empresa pretende manter os equipamentos por um longo período;

• Existe capital disponível para o investimento inicial;

• A organização possui estrutura própria para manutenção e gestão;

• A aquisição oferece melhor custo total para o cenário analisado.

A locação pode ser vantajosa quando:

• A empresa deseja preservar o capital de giro;

• Precisa ampliar ou reduzir o número de equipamentos com flexibilidade contratual;

• Busca previsibilidade financeira;

• Deseja terceirizar parte da manutenção e da gestão dos dispositivos;

• Pode aproveitar benefícios tributários, conforme seu enquadramento e a legislação aplicável.

A decisão deve considerar o custo total de cada alternativa, e não apenas o preço de compra ou o valor mensal do aluguel.

Como avaliar os benefícios tributários da locação?

Antes de contratar, recomendamos que a empresa avalie três pontos:

1. Regime tributário: identifique se a organização está enquadrada no Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real.

2. Elegibilidade fiscal: solicite à contabilidade a análise da possibilidade de aproveitamento de créditos de PIS e COFINS e da dedução das despesas para IRPJ e CSLL.

3. Comparação financeira: coloque na mesma análise o investimento inicial da compra, os custos de manutenção, a depreciação, a gestão dos equipamentos, o valor da locação e os benefícios tributários efetivamente aplicáveis.

Essa avaliação permite tomar uma decisão baseada em números, considerando tanto o impacto financeiro quanto a eficiência operacional.

Locação de notebooks corporativos é com a Nexora Technology

A Nexora Technology oferece soluções de locação de notebooks e equipamentos de informática para empresas que buscam eficiência, flexibilidade e melhor gestão de seus recursos tecnológicos.

Nossa proposta é ajudar sua organização a estruturar uma infraestrutura de TI adequada às suas necessidades, com equipamentos corporativos e condições de atendimento definidas conforme cada projeto.

Seja para ampliar sua equipe, equipar uma nova unidade ou atender a uma demanda temporária, a locação pode ser uma alternativa para modernizar sua operação sem concentrar todo o investimento na aquisição de equipamentos.

Sua empresa está avaliando comprar ou alugar notebooks?

Entre em contato com a Nexora Technology e solicite uma proposta personalizada para o seu negócio.

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Nota: As informações tributárias deste artigo têm caráter informativo e não substituem a análise individualizada de um profissional contábil ou tributário. A aplicação de créditos e deduções depende da legislação vigente e das circunstâncias de cada empresa.